Zakelijke mails moeten goed in elkaar zitten. Je moet er niet alleen voor zorgen dat je zakelijke mails waardevolle informatie bevatten, maar het is ook belangrijk dat de mailtjes uniek en pakkend zijn. Standaard zinnen moeten worden vermeden. Daarnaast zijn er nog enkele zinnen die je echt niet op moet nemen in je zakelijke mails.
Inhoudsopgave
Vermijd de volgende zinnen in je zakelijke mails
Wij hebben 19 regels verzameld die je echt niet op zou moeten nemen in je zakelijke mails. Ze doen namelijk eerder kwaad dan goed, om verschillende redenen. Zorg ervoor dat onderstaande 19 zinnen nooit terug te vinden zijn in jouw zakelijke mails.
1. ‘We zouden moeten connecten’
Tegenwoordig worden er veel zakelijke mails verstuurd waarin staat ‘we zouden moeten connecten’. Soms worden er iets andere woorden gekozen met dezelfde betekenis. Houd er goed rekening mee dat dit een mening is en de ander hoeft deze mening helemaal niet met jou te delen. Geef liever wat voordelen die aangeven waarom connecten inderdaad een goede stap zou zijn. Dan bepaalt de ander zelf wel of jullie inderdaad zouden moeten connecten.
2. ‘Ik mail je omdat..’
Veel nieuwsbrieven en andere zakelijke mails starten met ‘ik mail je omdat..’. Deze woorden zijn compleet nutteloos. Het zorgt er eigenlijk alleen maar voor dat het langer duurt voordat je ‘to the point’ komt. Start gewoon direct met wat je te zeggen hebt.
3. ‘Het is niet heel belangrijk’
Als je in een mail schrijft dat de mail of het onderwerp ‘niet heel belangrijk’ is, dan wordt dit vaak wel gevolgd door een ‘maar’. Je geeft dus eerst aan dat het geen prioriteit heeft, maar uiteindelijk wil je wel iets. Dit spreekt elkaar tegen. Daarnaast neem je alle waarde van je zakelijke mails weg door aan te geven dat het eigenlijk helemaal niet zo belangrijk is. Als het niet belangrijk is, waarom stuur je de mail dan?
4. ‘Ik ben geen expert’
Waarom zou je jezelf dit aandoen? Je wilt een interessante zakelijke mail versturen en vervolgens gooi je alle waardevolle informatie eigenlijk in de prullenbak door eraan toe te voegen dat je geen expert bent. Zonde toch? Het maakt je zakelijke mails onzeker en het maakt de informatie in je mails een stuk minder interessant. Ben je op zoek naar een WordPress expert? Bel ons dan!
5. ‘Klinkt dit logisch?’
Je geeft een complete uitleg in je zakelijke mails en vervolgens vraag je aan de lezer of het allemaal logisch klinkt. Raar toch? Jij zou ervoor moeten zorgen dat het logisch klinkt. Door dit te doen hoef je een ander niet meer te vragen of het allemaal logisch in elkaar steekt. Je vraagt de tegenpartij eigenlijk of jij je content wel goed geschreven hebt. Door je zakelijke mails goed te verzorgen heb je deze bevestiging niet nodig.
6. ‘Kun je mij terugmailen?’
Dit is een eigenaardig verzoek in zakelijke mails. Als iemand de mail interessant vindt wordt er teruggemaild en als de zakelijke mail niet boeiend is dan verdwijnt deze zonder reactie in de digitale prullenbak. De zin ‘kun je mij terugmailen’ verandert hier niets aan. Het geeft de mail eerder een wat wanhopige toon mee.
7. ‘En dan nog iets’
Zakelijke mails worden vaker verlengd met ‘en dan nog iets’ of bijvoorbeeld met ‘PS.’. Dit is echt onzin. Als je nog meer te vertellen hebt, doe dit dan gewoon. Content verlengen door een alinea te starten met een dergelijke regel is storend. Zorg er gewoon voor dat de nieuwe alinea een goed verlengde is van de vorige alinea.
8. ‘Mag ik je iets vragen?’
Wederom een nutteloze zin. Het komt niet voor dat je een zakelijke mail stuurt met daarin enkel de vraag of je iets mag vragen. Je gaat niet af zitten wachten of iemand een mail terugstuurt met ‘ja’. Dat zou raar zijn, nietwaar? Dus uiteindelijk stel je eerst de vraag of je iets mag vragen en vervolgens stel je direct de vraag. Hoe nutteloos is het dan om te vragen of je een vraag mag stellen? Je doet het toch wel. Zonde van de ruimte in je mail dus.
9. ‘Je hebt het waarschijnlijk te druk’
Als je van tevoren weet dat iemand het te druk heeft om je mail te lezen, dan heeft het ook geen zin om de mail te sturen. Zonde van je tijd! Natuurlijk verwacht je dat iemand je zakelijke mail toch leest, ook als deze persoon het erg druk heeft. Het is dan ook eerder een teken van beleefdheid om te vermelden dat iemand het waarschijnlijk te druk heeft voor jouw mail. In werkelijkheid kom je hierdoor erg onzeker over en neem je de professionaliteit weg.
10. ‘Je kent me niet’
Zakelijke mails worden vaker gestuurd naar onbekenden. Het is dan niet nodig om te starten met een zin zoals ‘je kent me niet’. De andere partij weet zelf ook wel dat hij of zij jou nog niet kent. Dit hoef je dus niet te bevestigen. Stel jezelf gewoon kort voor en kom ter zake.
11. ‘Even tussen jou en mij’
Dan mag je je mail wel héél goed versleuteld hebben! Er worden zelfs zakelijke mails verstuurd naar meerdere personen tegelijk met deze regel erin. Hoe kan het dan ‘even tussen jou en mij’ zijn? Er zijn veel meer mensen bij betrokken. Als je echt iets wilt bespreken onder vier ogen, dan vraag je om een persoonlijke afspraak. Zakelijke mails zijn zelden echt ‘tussen jou en mij’.
12. ‘Ik ben een groot fan’
Deze zin komen we vooral tegen in zakelijke mails die worden verstuurd naar potentiële zakenpartners. ‘Ik ben groot fan van uw diensten’, ‘Ik maak zelf erg veel gebruik van uw producten’ of ‘Ik ben groot voorstander van uw werkwijze’. Het komt allemaal op hetzelfde neer. De tegenpartij hoeft niet te weten of jij een ‘groot fan’ bent of niet. Waarom zie jij een samenwerking met dit bedrijf zitten? Dáár gaat het om. Bedrijven willen geen zaken doen met ‘fans’. Zij willen zaken doen met waardevolle partners.
13. ‘Ik houd het kort’
‘Ik houd het kort’ of ‘ik zal het kort houden’ zijn zinnen die totaal geen waarde hebben. Iemand ziet of je het kort houdt of niet. Dit hoef je niet mede te delen. Zorg er gewoon voor dat je het inderdaad kort houdt. Dit doe je door de vermelding dat je het kort zal houden gewoon weg te laten uit je zakelijke mails. De tegenpartij heeft er helemaal niets aan.
14. ‘Ik weet dat het veel info is’
Dit is eigenlijk het tegenovergestelde van het vorige punt. Als je veel informatie deelt in je zakelijke mails, dan hoef je dit niet te bevestigen. Als je aangeeft dat je weet dat het veel info is, dan geef je eigenlijk aan dat je het ook zou begrijpen als iemand het niet leest. Iemand ziet zelf heel goed of er veel of weinig informatie in een mail staat. Door mede te delen dat het om veel informatie gaat maak je het geheel onnodig nog langer.
15. ‘Stuur deze mail door aan..’
Wij ontvingen laatst toevallig zelf een mail met deze regel. Er stond letterlijk: ‘Bent u niet de persoon die over de inkopen gaat? Stuur deze mail dan s.v.p. door aan uw inkoper.’ Dit kan dus echt niet. Je moet weten naar wie je mailt. Het kan natuurlijk voorkomen dat je gewoonweg echt het mailadres van de juiste persoon niet weet. Stuur dan netjes een mail en verzoek om het directe mailadres van de persoon waaraan de mail verzonden moet worden. Je kunt niet verwachten dat iemand anders jouw zakelijke mails wel door zal sturen naar de juiste partij(en). Dat is jouw taak en van niemand anders.
16. ‘Dit is misschien niet van toepassing voor jou’
Ook hier geldt dat je moet weten naar wie je mailt. Een gek voorbeeld. Stel dat je trouwringen verkoopt. Dan wil je toch niet dat jouw mail met een fantastisch aanbod terecht komt bij iemand die een paar dagen geleden de partner heeft moeten begraven? Een hard voorbeeld, maar het geeft wel aan waar het om gaat. Je kunt niet zomaar zakelijke mails gaan sturen met de melding dat het eigenlijk misschien helemaal niet van toepassing is. Dit is totaal zinloos en in sommige gevallen, zoals in bovenstaande situatie, zelfs pijnlijk.
17. ‘Je hebt mijn laatste mail niet gelezen’
Zakelijke mails starten door met een beschuldigende vinger te wijzen naar de lezer pakt zeer zelden goed uit. Er zal wel een goede reden zijn waarom de vorige mail niet gelezen is. Zakelijke mails waarin wordt aangegeven dat de vorige mail niet gelezen is geven de lezer een naar gevoel. Niet alleen geeft dit het idee dat de lezer een beetje op het matje wordt geroepen, maar het geeft ook het idee dat de lezer in de gaten gehouden wordt. Erg vervelend. Niet doen dus!
18. ‘Let niet op de typfouten’
Deze regel wordt vaak gevolgd door een excuus. ‘Let niet op de typfouten, want ik moest gebruik maken van mijn smartphone in plaats van de laptop’, bijvoorbeeld. Dit is de grootste onzin. Als je zakelijke mails stuurt dan zorg je ervoor dat er voldoende tijd en aandacht is besteed aan het schrijven van deze mails. Lees je zakelijke mails altijd na voordat deze verstuurd worden en haal alle typos eruit.
19. ‘Je hoeft niet te reageren’
Een heel groot misverstand over zakelijke mails is wel dat er wordt gedacht dat het om een monoloog gaat. Het zou een conversatie moeten zijn. Als iemand niet hoeft te reageren op je mail, waarom zou je de mail dan sturen? Je wilt iets bereiken met het versturen van je zakelijke mails en dit bereik je zeker niet door te zeggen dat de tegenpartij niet hoeft te reageren.
